Titel, filnavn, SharePoint bibliotek

Titel vs. Navn i SharePoint

Jeg bliver tit spurgt om hvad forskellen er på Titel- og Navn-feltet, hvorfor er begge standardfelter i biblioteker, og hvorfor kan man ikke fjerne Titel-feltet fra formularen.
Men her kommer forklaringen, og jeg håber at du, efter du har læst dette indlæg, kan se meningen og værdien af de to felter.

Navn-feltet

Navn-feltet i SharePoint er systemstyret, dvs. at du ikke kan komme til at slette eller ændre indstillinger på det. Du kan kun tilføje og ændre tekst i feltet. Teksten som du tilføjer vil blive navnet på filen. Filnavnet er unikt og det har sine begrænsninger i SharePoint, som jeg vil komme ind på senere.

Navn-feltet kan tilføjes som kolonne til visninger, med link til dokumentet, så du kan åbne dokumentet ved at klikke på navnet.

Filnavn

Som nævnt er det filens navn, som står i Navn-feltet. Når du overfører dokumenter fra din computer eller gemmer f.eks. et dokument direkte fra Microsoft Word, vil filnavnet automatisk blive tilføjet til Navn-feltet.
Filnavnet er unikt, og lige som på computeren, hvor du ikke kan gemme to filer med samme navn i samme folder, kan du heller ikke gemme filer med samme navn i samme bibliotek. Hvis du prøver at overføre et nyt dokument til et bibliotek med samme navn som et eksisterende, kan du risikere at overskrive det eksisterende dokument.
Trækker du et dokument til et bibliotek hvor der allerede findes et dokument med samme navn, får du denne fejl, som fortæller at der allerede er et dokument med det navn. Og du kan nemt afbryde overførelsen ved at klikke Overfør ikke.

Vælger du der imod at overføre et dokument via Båndet, skal du passe på. Du får ikke en advarsel om at der allerede eksisterer et dokument med navnet, og med mindre du manualet fravælger det, ved at fjerne fluebenet fra Føj til eksisterende filer som en ny version, så bliver det eksisterende dokument overskrevet når du klikker OK.

Gå ikke glip af brugbar SharePoint viden …


Tilmeld dig nyhedsbrevet og bliv opdateret på nye indlæg og brugen af SharePoint og best practice.

[x_subscribe form=”968″]

Lange filnavne

Hvis du er vant til at gemme lange dokumentnavne på din computer, kan du risikere at støde på problemer i SharePoint. SharePoint bruger filnavnet i URL’en til at identificere filer. Og med en URL begrænsning på ca 255 tegn i alt (inkl. http://), kan det give problemer.

Microsoft har lavet en liste over begrænsninger i SharePoint. Se begrænsninger for din SharePoint version:

SharePoint 2013
SharePoint 2016
SharePoint Online

Speciel tegn

SharePoint tillader ikke specieltegn i filnavnet, i modsætning til når du gemmer filer på computeren. Prøver du at overføre dokumenter med specialtegn i filnavnet til SharePoint, vil du få en fejlmeddelelse som denne:

Da filnavnet er unikt, ikke kan indeholde specielle tegn eller være langt, begrænses mulighederne for at give filer et meningsfuldt filnavn. Derfor kan du med fordel bruge Titel-feltet.

Titel-feltet

Titel-feltet er i bund og grund “bare” et andet metadata felt (metadata er søgeord som du kan give dit dokument), hvor du kan skrive et mere beskrivende navn til din fil. Det er et enkel linje tekstfelt, så teksten vil blive vist på en linje. Du kan ikke slette feltet og du kan ikke ændre felttypen. Men du kan ændre navnet på feltet til noget andet, eller du kan skjule det hvis det ikke giver mening at beholde det.

Men hvad er så fordelene ved at bruge Titel-feltet?

  • Connector.

    Ingen begrænsning

    I og med at titlen ikke bruges i URL’en, er der ikke de samme begrænsninger i forhold til længden, specieltegn og at navnet skal være unikt, som der er for filnavn.

  • Connector.

    Beskrivende

    Filnavn og titel behøver ikke at være ens. Du kan forkorte filnavnet så det ikke fylder for meget, og så kan du skrive en mere beskrivende titel (det er oplagt at bruge titlen fra dokumentet).

  • Connector.

    Søgbarhed

    Hvis du har titlen udfyldt, vil det være den der bliver vist i søgeresultaterne, og det gør det nemmere at identificere dokumentet. Er Titel-feltet ikke udfyldt vil det være filnavnet der vises.

Du kan altså øge søgbarheden af filer på SharePoint ved at bruge Titel-feltet, og du kan skrive dem som du vil med de tegn du har brug for, uden at være bekymret for SharePoints begrænsninger.

SharePoint Tip
Vil du hjælpe dine kollegaer med at vænne sig til at udfylde Titel, så kan du lave feltet obligatorisk

Giver det ikke mening at have et Titel-felt, kan du skjule det. Se video

Forfatteren


Maria Rey Jacobsen

Har over 10 års erfaring med brugen af SharePoint. Hun er en foretnings- og løsningsorienteret konsulent med fokus på optimering af medarbejdernes anvendelse af SharePoint (User Adoption). Hun løser kundernes (brugernes) udfordringer ud fra deres perspektiv – enten gennem tilpasninger af standard funktionalitet eller formidling af hvordan brugeren selv kommer videre.

Som instruktør bruger Maria sin mange årige supporterfaring, ved at inddrage praktiske udfordringer og cases i hendes undervisning. Og som forretningskonsulent, anvender hun sine pædagogiske metoder fra undervisningen, til formidling af komplekst stof til brugerne på en enkel og letforståelig måde.

Leave a Comment