Tjek ud, Dokumenter, bibliotek, SharePoint, Rey Consulting

SharePoint Tips og Tricks: Tjek ud

SharePoint har en biblioteksfunktion som hedder “Tjek ud”, der giver dig mulighed for at ‘låse’ et dokument som du er i gang med at redigere. Du kender måske ”Read only” tilstand fra f.eks. Word, som betyder at du ikke kan komme til at redigere i dokumentet, fordi en anden person har dokumentet åbent.

At tjekke et dokument ud låser også dokumentet så andre ikke kan få adgang til at redigere i dokumentet. Men der ud over giver funktionen dig også nogen flere muligheder. Så længe du har tjekket et dokument ud, er det kun dig som kan redigere i det, men du har mulighed for at gemme og lukke dokumentet og stadig have det tjekket ud (låst). Det kan f.eks. være at du er i gang med at redigere et dokument, men bliver afbrudt, og først kan komme til at arbejde videre med det senere. Så kan du altså gemme og lukke uden at tjekke det ind, og på den måde sikre at der ikke er andre som f.eks. tjekker det ud.

I dette indlæg vil jeg beskrive tjek ud funktionen, og give nogen tips og tricks til hvordan du får mest ud af at bruge funktionen.

Ny version

Når du tjekker et dokument ud, bliver der dannet en ny version (kladde), som kun du kan se og redigere. (I SharePoint 2010 og ældre versioner er det muligt at gemme denne kladde lokalt). Og samtidig bliver det oprindelige dokument låst. Andre brugere kan stadig godt læse det aktuelle dokument, men de kan ikke redigere.

Tjek ud

Du tjekker et dokument ud ved at markere det og efterfølgende klikke på de tre prikker i bibliotekslinjen og i listen vælger du tjek ud.

Du kan se at dokumentet er tjekket ud ved, at det har fået et lille grønt ikon med en pil tilføjet ved fil ikonet.

Ny version
Bemærk desuden, at versions nr. blev ændret fra 5.0 til 6.0 da dokumentet blev tjekket ud. Det er fordi der bliver oprettet en ny version ved udtjekning. Det er kun dig som kan se den nye version så længe dokumentet ikke er tjekket ind.

Så længe du har dokumentet tjekket ud er det kun dig der kan redigere, gemme, lukke og åbne dokumentet. Andre kan kun se den eksisterende version.

Gå ikke glip af brugbar SharePoint viden …


Tilmeld dig nyhedsbrevet og bliv opdateret på nye indlæg og brugen af SharePoint og best practice.

[x_subscribe form=”968″]

Tjek Ind

Når du er færdig med dokumentet, er det vigtigt at du husker at tjekke dokumentet ind, så andre kan se de nye ændringer, og evt. selv tjekke det ud for at rederigere videre. Det kan du gøre på to måder; Har du arbejdet med dit dokument i Word, så vil du blive spurgt om du vil tjekke dokumentet ind når du lukker dokumentet.

Men har du arbejdet med dokumentet i Word online eller senere vælger at tjekke dokumentet ind, skal du tjekke dokumentet ind fra biblioteket. Det gør du ved at markere dokumentet igen og klikke på de tre prikker i bibliotekslinjen.

Når dokumentet er blevet tjekket ind forsvinder det grønne udtjekningsikon. Og ud fra versionsnummeret kan du se at den nye version er gemt.

Ting du skal tage højde for

Men det stopper ikke her. Der er mere til udtjekning som er godt at vide og huske på når du bruger denne funktion. Dem har jeg beskrevet her:

Hvis du er vant til at bruge udtjekning har du sikkert også prøvet, at komme til at tjekke det forkerte dokument ud. Hvad gør du så? I nogen tilfælde har jeg set brugere tjekke dokumentet ind igen, men så får dokumentet en ny version, og brugeren står som den sidste der har ændret i dokumentet, og det giver et forkert billede.

Derfor hvis du kommer til at tjekke det forkerte dokument ud, så kan du hurtigt fortryde udtjekningen. Det gør du ved at:
1. markere dokumentet.
2. klikke på de tre prikker i bibliotekslinjen.
3. I listen vælger du Fortryd udtjekning.
Fjern udtjekning, Tjek ud, Dokumenter, Bibliotek, SharePoint, Rey Consulting
Denne funktion sletter den version som blev oprettet da du tjekkede dokumentet ud, og det betyder også at, hvis du har lavet ændringer i dokumentet så forsvinder de også.

Hvis det er vigtigt at filer i et bibliotek, skal tjekkes ud, for at sikre overholdelse af standarder eller regler, så kan du indstille biblioteket til at kræve udtjekning når du åbner dokumentet i redigeringstilstand.

Du aktiverer denne funktion fra ”biblioteketsindstillinger”, som du tilgå ved at:
1. klikke på tandhjulet.
2. Vælge ”biblioteksindstillinger”.
3. Åbne ”Indstillinger for version” .
4. marker “Ja” ud for ”kræv udtjekning”.

Kræv udtjekning. Tjek ud, Dokumenter, Bibliotek, SharePoint, Rey Consulting
Med “Kræv udtjekning” aktiveret, vil du nu blive bedt om at tjekke dokumentet ud, når du vil åbne det i redigeringstilstand.

Som tidligere skrevet så er der ikke nogen der kan se dine ændringer i et dokument, før du har tjekket dem ind. Men hvad nu hvis du gerne vil kunne give dine kollegaer mulighed for at se ændringer, efterhånden som du redigerer dokumentet? Umiddelbart ville du skulle tjekke det ind og efterfølgende tjekke det ud igen. Men det ville være besværligt og tidskrævende. Men SharePoint giver dig faktisk mulighed for at tjekke en version ind, men samtidig beholde dokumentet tjekket ud. Det gør du på denne måde:

1. Gem dokumentet
2. Klik på krydset for at lukke dokumentet.
3. I dialogboksen vælger du at tjekke ind.
4. I den næste dialogboks markerer du ”Lad dokumentet være tjekket ud, efter at du har tjekket denne version ind.

Tjek ud, tjek ind, Dokumenter, Bibliotek, SharePoint, Rey Consulting

Skal du redigere et dokument, men det er tjekket ud, kan du se hvem det er tjekket ud til ved, at tilføje kolonnen “Tjekket ud til” til visningen.

Tjekket ud til, Tjek ud, tjek ind, Dokumenter, Bibliotek, SharePoint, Rey Consulting

I tidligere versioner af SharePoint, kan du også se hvem en fil er tjekket ud til i dokumentets egenskaber.
SharePoint har ikke nogen standard funktionalitet til at minde dig om at du har en fil tjekket ud.

Derfor er det vigtigt at du altid husker at tjekke ind, når du ikke skal arbejde med filen. Glemmer du at tjekke det ind, kan dine kollegaer ikke se dine ændringer og de kan ikke selv få lov til at tjekke det ud.

Er du ejer af biblioteket, kan du fjerne andres udtjekning. Det kan f.eks. være at de er taget på ferie eller anden længere fravær, og har glemt at tjekke ind før de tog af sted.
I denne forbindelse kan det være nødvendigt at fjerne deres udtjekning for at andre kan komme til at redigere dokumentet. MEN pas på, når du fjerner en anden brugers udtjekning sletter du den version, som personen var i gang med. Derfor kan det være en god ide først at prøve at få fat i personen som har den tjekket ud for at få denne til at tjekke dokumentet ind.

Du fjerner udtjekningen ved at:
1. Marker det udtjekkede dokument.
2. Klik på de tre knapper i bibliotekslinjen.
3. I menuen vælger du “Fjern udtjekning”.

Fjern udtjekning, Tjek ud, Dokumenter, Bibliotek, SharePoint, Rey Consulting

Hvornår bør du tjekke et dokument ud, eller aktivere “kræv udtjekning”? Der findes ikke noget rigtigt eller forkert svar til dette spørgsmål. Det kommer meget an på hvordan I samarbejder i jeres organisation. Har I dokumenter som er styret af af strikse regler, så kan det være en god ide at samle disse i biblioteker, hvor “kræv udtjekning” er aktiveret. Andre dokumenter som I er flere om at redigere eller dokumenter af mere mere uformel karakter bør ligge i dokumenter uden “kræv udtjekning” aktiveret. Du kan så altid tjekke et dokument ud hvis du har brug for at låse det, i mens du arbejder på det.

Forfatteren


Maria Rey Jacobsen

Har over 10 års erfaring med brugen af SharePoint. Hun er en foretnings- og løsningsorienteret konsulent med fokus på optimering af medarbejdernes anvendelse af SharePoint (User Adoption). Hun løser kundernes (brugernes) udfordringer ud fra deres perspektiv – enten gennem tilpasninger af standard funktionalitet eller formidling af hvordan brugeren selv kommer videre.

Som instruktør bruger Maria sin mange årige supporterfaring, ved at inddrage praktiske udfordringer og cases i hendes undervisning. Og som forretningskonsulent, anvender hun sine pædagogiske metoder fra undervisningen, til formidling af komplekst stof til brugerne på en enkel og letforståelig måde.

Leave a Comment