Indholdstyper, bibliotek, liste, SharePoint, Rey Consulting

Hvad SharePoint indholdstyper kan gøre for dig

En introduktion til SharePoint indholdstyper, som er til at forstå.


SharePoint indholdstyper er et SharePoint begreb, som kan være svært at forstå. I starten havde jeg svært ved at forstå hvad det var og hvad de kunne gøre for mig. Men siden 10 øren faldt, har jeg været en stor fan af indholdstyper.

I dette indlæg vil jeg forklare hvad SharePoint indholdstyper er, hvordan du bruger dem og hvilke fordele der er ved dem.

Hvad er indholdstyper?

Som navnet antyder er der tale om typer af indhold. F.eks. er Kontrakter og Tilbud to vidt forskellige indholdstyper. De kommer begge i mange forskellige afskygninger, men du er aldrig i tvivl om du står med en kontrakt eller et tilbud.

Lad os tage et mere håndgribeligt eksempel:

Du har to kasser der hjemme. Den ene indeholder bøger og den anden indeholder magasiner. Du vil gerne sortere disse to typer af indhold. Men du kan ikke gøre det ens.

Bøgerne vil give bedst mening at sortere efter genre, titel og forfatter. Hvor magasinerne skal sorteres anderledes f.eks. Kategori, nr. og årstal.

Nu hvor du har sorteret dit indhold kan du samle dem i én kasse, og på den måde få et bedre overblik over hvad du har. Og samtidig får du mere plads, fordi du nu har færre kasser.

I SharePoint sprog er en indholdstype hovedsageligt en gruppe af kolonner, som tillader dig at sortere dit indhold ud fra forskellige metadata (søgeord eller tags).

En indholdstype er hovedsagelig en gruppe af kolonner.

Men det er ikke det eneste; Indholdstyper har også deres egne indstillinger. Du ønsker f.eks. ikke at beholde magasiner (for at blive i den samme termologi), som er over et år gamle. Så du opretter en politik i selve indholdstypen som automatisk sletter/arkiverer magasiner efter et år. Eller måske vil du gerne have lov til at se om det er magasiner du vil beholde, så du tilpasser politikken til at sende dig en mail, når der er magasiner som er for gamle. Denne politik vil kun have indflydelse på magasinerne. Den vil ikke berøre bøgerne.

Gå ikke glip af brugbar SharePoint viden …


Tilmeld dig nyhedsbrevet og bliv opdateret på nye indlæg og brugen af SharePoint og best practice.

[x_subscribe form=”968″]

Hvordan bruger du så indholdstyper?

Faktisk har du brugt indholdstyper lige fra starten, uden måske at være klar over det. Når du opretter en ny liste eller bibliotek på et websted, indeholder den som standard en indholdstype.

De mest almindelige indholdstyper er:

IndholdstypeListe
ElementBrugerdefineret liste
KontaktKontakter
KalenderBegivenhed
NyhedNyheder
Dokument Dokumentbibliotek
Wikiside
Webstedssider
WebdelssideWebstedssider

Ud over de indholdstyper som er vist i tabellen for oven, findes der et hav af andre indholdstyper i SharePoint, som du kan tilføje til dit bibliotek eller liste. Men hvis du ikke kan finde en der passer kan du altid oprette en ny.

Når du vil oprette indholdstyper, er der nogen ting, som du skal være opmærksom på:

1. Du opretter altid nye indholdstyper ud fra en eksisterende indholdstype, også kaldet for parent. Hvis du laver ændringer til en parent indholdstype vil alle underliggende indholdstyper nedarve disse ændringer (med mindre du aktivt har deaktiveret nedarvning for en parent indholdstype.)

Nye indholdstyper bliver altid oprettet på baggrund af en eksisterende.

Viste du at alle indholdstyper nedstammer fra indholdstypen Element?

2. Når du opretter en indholdstype skal du tænke meget over hvor du placerer den. Hvis du opretter en indholdstype på et underliggende websted, kan du kun bruge den på det aktuelle websted og websteder der ligger under dette. Du kan ikke bruge den på øverste websted eller på ligestillede websteder.

  • Connector.

    Webstedsniveau

    Som ejer af websted kan du oprette indholdstyper på alle de websteder, som du er ejer af. Men sørg for at oprette den så højt oppe i hierarkiet, så den er tilgængelig på så mange websteder som muligt.

  • Connector.

    Gruppe af websteder

    Indholdstyper som er oprettet på øverste niveau kan bruges på alle underliggende websteder, dette kræver dog at du er administrator rettigheder på gruppen af websteder.

  • Connector.

    Hub

    Har I flere grupper af websteder og ønsker I at bruge de samme indholdstyper på tværs af grupperne, kan det være en fordel at oprette en gruppe af websteder som hub, hvorfra indholdstyper kan oprettes og administreres.

3. Det er ikke nemt at slette gamle eller forkert placerede indholdstyper. En indholdstype som er i brug i en liste eller bibliotek, kan ikke slettes. Og selv om du sikrer dig at indholdstypen ikke bliver brugt, kan den stadig være svær at slette. Derfor er det meget vigtigt at du planlægger dine indholdstyper rigtigt.

4. Har du tilføjet en indholdstype til en liste eller bibliotek kan du her lave yderligere tilpasninger. F.eks. kan du slette felter som du ikke har brug for, du kan omdøbe felter og du kan sågar ændre

feltindstillinger (til en hvis grad). F.eks. hvis indholdstypen indeholder et statusfelt af valgtypen, men du har brug for nogen andre statusvalg, kan du ændre disse valg.

Alle ændringer som du laver i en indholdstype når den er tilføjet til en liste eller bibliotek, er lokale ændringer og slår ikke igennem på originalen eller andre steder hvor indholdstypen er tilføjet.

Kolonner i indholdstyper

Du er sikkert allerede vant til at oprette kolonner i lister og biblioteker. Men er du klar over at der er to slag kolonner? Der findes dem som du opretter direkte i dit bibliotek. Det er hurtigt og nemt at oprette kolonner på den måde, men de har den ulempe at de ikke kan genbruges. Derfor har SharePoint også webstedskolonnerne. Disse kolonner kan lige som indholdstyperne, bruges på tværs af lister og biblioteker. Men vigtigst af alt (i denne sammenhæng i hvert fald) så er det webstedskolonner som bruges i indholdstyper.

De kolonner som du finder i standard lister og biblioteker er webstedkolonner. Du kender sikkert allerede webstedskolonner som Titel, Opgavenavn, Tildelt, Forfaldsdato osv.

Webstedskolonner er ikke afhængig af indholdstyper, og de kan sagtens tilføjes direkte i en liste eller bibliotek.

Fordele ved indholdstyper

Som nævnt før er jeg selv blevet fan af indholdstyper. Og i stedet for at have flere biblioteker med hver deres type, så har jeg få biblioteker hvor jeg har samlet flere typer indhold. I et bibliotek har jeg f.eks. en inholdstype til alt det der har med salg at gøre og en til hvor jeg gemmer viden som jeg f.eks. finder fra nettet.

Hver enkel indholdstype har sine egne kolonner. F.eks. har min indholdstype Salg ganske få felter der skal udfyldes (Navn/Titel og Salgsfaser, som er en dropdown menu). Hvor imod indholdstypen til viden indsamlet fra nettet (Viden fra eksperterne) har flere felter som skal udfyldes. Ud over Navn og Titel, som er standard (I indlægget Titel vs. Navn i SharePoint, har jeg beskrevet de to felter, og hvorfor de er der), er der også et felt til URL-adressen til bloggen eller virksomheden hvor jeg har fundet denne viden, et felt hvor jeg kategoriserer min viden (Emner), og til sidst et kommentarfelt.

Lister og biblioteker kan indeholde flere indholdstyper.
  • Indholdstype: Salg
    indholdstyper, lister, bibliotek, SharePoint, Rey Consulting
  • Indholdstype: Viden fra eksperterne indholdstyper, egenskaber, lister, biblioteker, SharePoint, Rey Consulting

“Content Type” feltet viser hvad det er for en indholdstype der bliver brugt. Har du valgt den forkerte indholdstype kan du hurtigt ændre den til den korrekte, og du vil få de kolonner frem som tilhører indholdstypen.

Tænk hvis du havde lagt et dokument i det forkerte bibliotek. Hvor meget tid ville du ikke skulle bruge på at få det over i det rigtige bibliotek og udfylde metadata igen?

Klikker du direkte på +NY, vil dit nye indhold blive oprettet med standard indholdstypen. Men det kan du altså nemt ændre ved at skifte indholdstypen på dokumentet.
Men der er mange flere fordele ved at bruge indholdstyper:
  • Connector.

    TIlpasning

    I om med at du kan bruge den samme indholdstype i forskellige lister eller biblioteker, slipper du for at oprette de samme kolonner og tilpasse de samme indstillinger flere forskellige steder.

  • Connector.

    Skabeloner

    I indholdstyper til biblioteker kan du tilføje filer og på den måde have en skabelon. Du kender det sikkert fra skabelonerne i Office. Det kan f.eks. være en kontraktskabelon.

  • Connector.

    Feltkoder

    Hvis du har tilføjet et dokument til en indholdstype kan du tilføje kolonnerne fra indholdstypen som feltkoder i dit dokument! Jep, du læste rigtigt. Det er en af mine personlige favoritter. Det er ikke mindre end genialt synes jeg. Jeg bruger det til kontrakter og andre standard dokumenter hvor jeg skal ind og tilføje navn, adresse, startdato, slutdato, pris osv. (Der kommer snart en video om dette)

  • Connector.

    Søgning

    Indholdstyper kan gøre søgeresultater mere relevante, og så er det nemmere at tilpasse søgefunktionen med indholdstyper.

  • Connector.

    Webdele

    Der findes flere webdele som samler og viser indhold fra andre websteder, det er f.eks. webdele som Indholdsforspørgsel, Indholdssøgning og Søgeresultater. Her kan du med fordel bruge indholdstyper for en mere præcis og relevant visning.

Konklusion

Indholdtyper kan spare dig for en masse unødvendig gentagende konfiguration, og dermed spare dig tid. Tid som du kan bruge på vigtigere ting.

For at få det maksimale gevinst ud af indholdstyper, kræver det dog at du bruger noget tid på at planlægning.

Forfatteren


Maria Rey Jacobsen

Har over 10 års erfaring med brugen af SharePoint. Hun er en foretnings- og løsningsorienteret konsulent med fokus på optimering af medarbejdernes anvendelse af SharePoint (User Adoption). Hun løser kundernes (brugernes) udfordringer ud fra deres perspektiv – enten gennem tilpasninger af standard funktionalitet eller formidling af hvordan brugeren selv kommer videre.

Som instruktør bruger Maria sin mange årige supporterfaring, ved at inddrage praktiske udfordringer og cases i hendes undervisning. Og som forretningskonsulent, anvender hun sine pædagogiske metoder fra undervisningen, til formidling af komplekst stof til brugerne på en enkel og letforståelig måde.

Leave a Comment