SharePoint, bibliotek, SharePoint online, nyt layout

Rundtur i SharePoints nye biblioteks layout

Vågnede du også op en morgen til denne besked i dine SharePoint biblioteker i Office365?

Det skal dog siges, at du kun har denne mulighed hvis du har tilmeldt dig Office 365 First release program. Det betyder at du har bedt om, at få de nye opdatering lige så snart de bliver tilgængelige, og på den måde er med til at teste det nye ”legetøj” før alle de andre!

Det skulle selvfølgelig prøves af tænkte jeg, så jeg ”tjekkede den ud”. Og det første der slog mig var at Båndet og navigationen var forsvundet, så jeg skyndte mig tilbage til det oprindelige layout, for det kunne jeg slet ikke overskue så tidligt på morgenen.

Men efter at have prøvet det af i noget tid nu, er jeg faktisk blevet ret begejstret for det nye look, selv om der stadig er nogle ting, som jeg ikke bryder mig om. Det jeg specielt godt kan lide ved det nye layout er, at jeg kun har de funktioner til rådighed, som jeg skal bruge. Dvs. hvis jeg skal arbejde med selve biblioteket, f.eks. tilføje indhold eller lave tilpasninger til det, så skal jeg ikke spekulere over hvilken fane jeg skal bruge. Der er kun de funktioner til rådighed, som jeg skal bruge. Det samme gælder hvis jeg skal arbejde med dokumenter.

Hvis du ikke allerede selv har opdaget de nye smarte funktioner, så tag med på denne lille rundtur.

Gå ikke glip af brugbar SharePoint viden …


Tilmeld dig nyhedsbrevet og bliv opdateret på nye indlæg og brugen af SharePoint og best practice.

[x_subscribe form=”968″]

Hovedmenuen

Båndet er blevet erstattet af en menu, som i første omgang ser noget ”sølle” ud. Men de fleste funktioner kender du fra tidligere, men lad os lige kigge på dem, for de er blevet ”tweaket” her og der.

“Ny” giver dig stadig mulighed for at oprette nye dokumenter direkte i biblioteket. Men som noget nyt har du mulighed for at tilføje et link i biblioteket til indhold, som ligger uden for biblioteket.

I “Overfør” kan du nu også overføre hele mapper til biblioteket.

Du kan stadig synkronisere biblioteket til din computer og oprette en ”alert” så du modtager en mail hvis der sker ændringer i biblioteket.

Til højre i menuen finder du “Alle dokumenter”, her ligger alle tilgængelige visninger. Du kan desuden administrere visninger og gemme en visning, som du har oprettet direkte i biblioteket.


Dataarkvisning er ikke længere en standard visning. Hvis du vil have mulighed for at arbejde i dataarkvisning skal du oprette en ny visning. Vær dog opmærksom på at layoutet falder tilbage til det oprindelige biblioteks layout. Men du kan hurtigt komme tilbage til det nye ved at vælge f.eks. “Alle dokumenter” visningen!

Du kan desuden vælge om du vil se dokumenterne som i en liste eller i “Gitter”.

  • Dokument, visning, SharePoint bibliotek
  • Dokumenter, visning, SharePoint bibliotek

Ved siden af “Alle dokumenter” finder du Info, SharePoint bibliotek . Her kan du få et hurtigt overblik over de seneste aktiviteter i biblioteket.

 

Du kan tilføje flere kolonner til biblioteket, ved at klikke på ”+” til højre for kolonneoverskrifterne. Her kan du vælge mellem de mest almindelige kolonnetyper, oprette en ny, og hurtigt skjule eller vise eksisterende kolonner.


Hvis du viser eller skjuler eksisterende kolonner, skal du gemme ændringerne, hvis du vil bevare den nye visning, da kolonerne ellers forsvinder, når du forlader biblioteket!

Men hvor er biblioteksindstillingerne blevet af? Spørger du måske dig selv (lige som jeg gjorde). Den har selvfølgelig også holdt flyttedag. Den er rykket op under tandhjulet/indstillinger.

Sådan arbejder du med dokumenter

Når du skal arbejde med dokumenterne i biblioteket, markerer du det relevante dokument, og med et bliver biblioteksfunktionerne erstattet med funktioner, som du skal bruge til at arbejde med dit dokument.

Hvis du vælger mere end et dokument vil du kun kunne slette, flytte eller kopiere dokumenterne!

Du kender dem allerede de fleste funktioner fra tidligere. Men ”Fastgør til toppen” giver dig nu mulighed for at fastgøre op til 3 dokumenter, over listen. Det kan være dokumenter med ekstra høj prioritet.

Længst til højre i menuen kan du se hvor mange dokumenter du har valgt, og du kan hurtigt fravælge dem igen ved at klikke på krydset.

På sammen måde som du kunne se detaljer omkring biblioteket ved at klikke på Info, SharePoint bibliotek til højre i hovedmenuen, kan du nu her se detaljerne for det valgte dokument. Panelet indeholder alle informationer omkring det valgte dokument inkl. hurtigvisning af dokumentet. I panelet kan du desuden se og redigere i dokumentets egenskaber, også dem som ikke vises i listen. Der ud over kan du dele dokumentet, se hvem det er delt med og se seneste aktiviteter i dokumentet.

Navigation

Ved første blik ser det ud som om at Microsoft havde fjernet topnavigationen (også kaldet for Global navigation), men ved nærmere eftersyn viste det sig at de “bare” have rykket indholdet fra top navigationen over i navigationen til venstre (også kaldet for Quick Launch). Personligt håber jeg at de meget hurtigt indser at det var en fejl, og får rettet op på det. Jeg oplever den uoverskuelig, den viser ikke underliggende links fra top navigationen og det er ikke alle links der bliver vist.

Alt i alt synes jeg at Microsoft har fat i det helt rigtige med det nye layout:

  • Du ser kun de funktioner som du har brug for.
  • Der er skåret ned på antal klik.
  • Det er blevet nemmere og hurtigere at tilpasse biblioteket.
  • Du kan hurtigt få overblik over aktiviteter omkring dit dokument.
  • Du kan fremhæve vigtige dokumenter.

Men at topnavigationen er flyttet sammen med venstre navigationen er jeg ikke særlig begejstret for.

Forfatteren


Maria Rey Jacobsen

Har over 10 års erfaring med brugen af SharePoint. Hun er en foretnings- og løsningsorienteret konsulent med fokus på optimering af medarbejdernes anvendelse af SharePoint (User Adoption). Hun løser kundernes (brugernes) udfordringer ud fra deres perspektiv – enten gennem tilpasninger af standard funktionalitet eller formidling af hvordan brugeren selv kommer videre.

Som instruktør bruger Maria sin mange årige supporterfaring, ved at inddrage praktiske udfordringer og cases i hendes undervisning. Og som forretningskonsulent, anvender hun sine pædagogiske metoder fra undervisningen, til formidling af komplekst stof til brugerne på en enkel og letforståelig måde.

Leave a Comment