onedrive, business

OneDrive for business eller SharePoint – hvornår skal jeg bruge hvad?

Har du Office 365 og bruger du dagligt OneDrive for business til at gemme alle dine filer? Og deler du tit dine dokumenter med andre? Så prøv lige at læse med her.

Microsoft har i Office365 gjort et af deres stærkeste værktøjer tilgængelig for dig. Ved du hvad jeg taler om?

SharePoint selvfølgelig!

SharePoint er det lille ikon på ”app Launcheren” som hedder Websteder (hos mig sidder ikonet i øverste højre hjørne, men det kan være anderledes hos dig)

SharePoint er et sted hvor du, lige som OneDrive for business kan gemme og dele dokumenter, men det giver dig mange flere muligheder for at administrere dokumenter og andre værktøjer du kan bruge til at optimere din arbejdsdag og samarbejdet med dine ansatte, kollegaer og kunder.

Men hvornår skal du så bruge hvad? Det er det spørgsmål som jeg vil give dig mit svar på her.

Hvornår skal jeg bruge OneDrive for business?

OneDrive for business er DIT sted hvor du gemmer arbejdsrelaterede filer. Hvis vi sammenligner det med det traditionelle fil system, så svarer OneDrive for business til “Mine dokumenter”. Det er her du gemmer dokumenter som kun du sidder og arbejder med, noter, andre filer som du ikke har planer om at dele med andre (i hvertfald ikke så længe du arbejder på det) og filer som har en kort levetid eller du ikke ved hvor du ellers skal gemme dem.

På OneDrive for business er det:

  • Connector.

    Dig der ejer dokumenterne.

  • Connector.

    Dig som bestemmer hvem dokumenterne bliver delt med.

  • Connector.

    Hovedsageligt dig, som arbejder med og bruger dokumenterne.

Hvornår skal jeg bruge SharePoint?

SharePoint er JERES sted til at gemme filer, som I er flere om at bruge til daglig. Der er ikke nogen ejer som sådan, alt indholdet ”ejes” af jer, som har adgang. Men ud over at gemme filer, finder I mange flere funktioner som kan hjælpe jer med at optimere jeres arbejdsprocesser, som ikke findes i OneDrive for Business, så som Visninger, Workflows , Politiker mm.

Ud over at SharePoint indeholder flere funktioner end OneDrive, indeholder det også forskellige typer af lister og andre biblioteker, som I har mulighed for at bruge i jeres samarbejde. Brug f.eks. kalender til at koordinere møder, opgaveliste til opgaver og billedbibliotek til at gemme billeder som i ofte bruger.

På SharePoint er:

  • Connector.

    Det hele gruppen som ”ejer” dokumenterne.

  • Connector.

    De overordnede rettigheder administreret centralt.

  • Connector.

    Der flere som arbejder på dokumenterne.

Gå ikke glip af brugbar SharePoint viden …


Tilmeld dig nyhedsbrevet og bliv opdateret på nye indlæg og brugen af SharePoint og best practice.

[x_subscribe form=”968″]

I tabellen herunder kan du se eksempler på hvordan SharePoint kan optimere dine arbejdsprocesser.

MulighederOneDrive for BusinessSharePoint
VersioneringDer findes en versionshistorik, men du har ikke mulighed for at administrere versionsindstillinger.Vælg mellem "Overordnet" (1.0, 2.0...) og "Overordnet og underordnet" (0.1, 1.0, 1.1...). Du har mulighed for at administrere versionsindstillinger yderligere, ved f.eks. at aktivere Godkendelse af indhold eller hvor mange versioner der skal gemmes
WorkflowIkke tilgængeligAutomatisér arbejdsgange med workflows. F.eks. kan SharePoint sættes til automatisk at sende mail til flere personer i forbindelse med korrektur eller godkendelse af et dokument.
VisningerDer er ikke mulighed for at ændre den måde dokumenter og mapper bliver vist påLav visninger som viser netop det du vil se eller som er relevant for teamet. Du kan lave flere visninger som hver i sær viser indholdet på forskellige måder
DashboardOneDrive for business er kun et bibliotek, og det er det.SharePoint giver dig mulighed for at oprette et dashboard hvor du kan samle alt indhold som er relevant for dig og dit team. Det betyde at du kan se alt på et sted.

OneDrive er “fint nok” til os

Jeg hører tit at “OneDrive er fint nok til os”, og det kan også sagtens være at det er det. Men har du overvejet hvordan I sikrer at I altid har adgang til dokumenterne, hvad hvis en nøglemedarbejder forlader jer? Hvem ejer så dokumenterne?

Udfordringer hvis “ejeren” forlader arbejdspladsen kan være:

  • Connector.

    Da det kun er ejeren som kan give adgang til dokumenterne, kan nye medarbejdere ikke få adgang.

  • Connector.

    Hvis I skal bruge licensen til en anden, skal den tidligere medarbejders konto fjernes. Dette vil betyde at OneDrive, som er tilknyttet den licens, slettes, og dermed alt indholdet.

  • Connector.

    Hvis personen er blevt fyret, eller ligne, er der umiddelbart ikke noget der forhindre denne i at slette indholdet eller stoppe delingen af dokumenterne.

SharePoint er for kompliceret

En anden ting jeg hører tit er, at SharePoint er for kompliceret, og det kræver tid at sætte sig ind i det. Ja, det kræver at man sætter sig ind i det. Men herefter er det hvad I gør det til. I kan relativt hurtigt komme i gang med at bruge det. Og når I bliver mere fortrolige med SharePoint kan I begynde at bruge de forskellige funktioner som SharePoint tilbyder, efter behov.

Konklusion

Så brug OneDrive for business til dokumenter og filer som andre ikke vil savne, hvis du en dag vælger at stoppe. Og brug i stedet SharePoint når det drejer sig om dokumenter som er vigtige for forretningen.

Forfatteren


Maria Rey Jacobsen

Har over 10 års erfaring med brugen af SharePoint. Hun er en foretnings- og løsningsorienteret konsulent med fokus på optimering af medarbejdernes anvendelse af SharePoint (User Adoption). Hun løser kundernes (brugernes) udfordringer ud fra deres perspektiv – enten gennem tilpasninger af standard funktionalitet eller formidling af hvordan brugeren selv kommer videre.

Som instruktør bruger Maria sin mange årige supporterfaring, ved at inddrage praktiske udfordringer og cases i hendes undervisning. Og som forretningskonsulent, anvender hun sine pædagogiske metoder fra undervisningen, til formidling af komplekst stof til brugerne på en enkel og letforståelig måde.

Leave a Comment