Sharepoint, gruppe af websteder

Hvad er en gruppe af websteder?

Jeg oplever ofte at mine kunder ikke er helt med på hvad jeg mener når jeg taler om Grupper af websteder (Site Collections).
De fleste kender til SharePoints websteder (sites), som kan indeholde lister, biblioteker, webdele og apps.
Men hvad er så en gruppe af websteder? Det er det jeg vil gennemgå i dette indlæg.

SharePoints grupper af websteder

En gruppe af websteder er, som navnet antyder, en samling af websteder. Disse websteder er samlet hierarkisk, med et top websted øverst. Websteder i en gruppe af websteder deler samme indstillinger, såsom design, websted skabeloner, rettigheder mm. En gruppe af websteder kan indeholde fra et til over 100.000 sites.

Det er muligt at have flere grupper af websteder. Og der kan være flere grunde til at en virksomhed vælger at have flere:

  • I er en stor organisation med flere forretningsområder, som hver i sær har brug for separate og uafhængige funktioner.
  • I er en virksomhed med store mængder data, og har brug for at tildele ressourcekrævende funktioner deres egen gruppe af websteder, så det ikke går ud over performance.
  • I ønsker at adskille internt indhold fra indhold som skal deles eksternt.

Der kan også være juridiske årsager som kræver at noget indhold ligger på en separat gruppe af websteder.

Gå ikke glip af brugbar SharePoint viden …


Tilmeld dig nyhedsbrevet og bliv opdateret på nye indlæg og brugen af SharePoint og best practice.

[x_subscribe form=”968″]

Hvem kan oprette gruppe af websteder?

En gruppe af websteder bliver oprettet i “Central administration” på serveren eller i Administration>SharePoint på Office365. Så det er jeres IT afdeling eller en Global administrator, som står for at oprette, og den overordnede administration af jeres grupper af websteder. Men selve tilpasningen af en gruppe af websteder sker på brugerfladen (i browseren), og her er det en person med administratorrettigheder på gruppe for websteder niveau, som har ansvaret for tilpasning og administrationen.

Vigtigt
Administratorer på gruppeniveau kan tilpasse funktioner, rettigheder, sites m.m. i en gruppe af websteder. Derfor er det kritisk, at dem der skal have dette ansvar, er nøje udvalgt og at de får den rigtige træning.
(En administrator for gruppen af websteder er typisk en superbruger, og er ikke nødvendigvis en del af IT).

Overblik over Gruppen af websteder

SharePoint kommer som standard med en vifte af skabeloner til grupper af websteder, som dækker forskellige behov, nogen er kun tilgængelige som gruppe af websteder, hvor andre også findes som websteds skabeloner.

I listen forneden kan du se hvilke skabeloner som findes som standard i SharePoint. Der er taget udgangspunkt i SharePoint 2013, 2016 og Online (Office365). Hvis du har arbejdet med tidligere versioner af SharePoint vil du måske genkende nogen af skabelonerne.

Listen er også til dig, som måske ikke har rettigheder til at oprette grupper af websteder, men alligevel er nysgerrig efter, at vide hvad der findes af muligheder til at optimere jeres SharePoint løsning.

Liste over skabeloner til grupper af websteder

I højre kolonne kan du se hvorvidt en kolonne også er tilgængelig som websted skabelon
TypeNavn BeskrivelseOgså webstedsskabelon
Samarbejde

Teamwebsted
Det er nok den mest brugte skabelon. Her er det muligt hurtigt og nemt at oprette, dele og samarbejde om indhold. Dette site har som regel flere bidragsyder. Og det bliver ofte brugt på team, projekt eller afdelings niveauCheck
BlogOpret en Blog til at dele viden eller ideer med dit team. Hvor I alle har mulighed for at biddrage.
Som standard er der allerede en Blog til rådighed på ”Mysite” som er dit eget Site.
Check
Udviklerwebsted

Et site hvor udviklere har mulighed for at udvikle, teste og udgive Apps her.
Projektwebsted
Dette site kan du bruge til at administrere et projekt (som navnet antyder). Det ligner til forveksling Teamsitet, men der er nu også en Opgaveliste og projekt overblik på forsiden.Check
Communitywebsted

Dette er et forum hvor det er muligt at oprette diskussioner og kommentere på diskussioner. Hvis du har erfaring med fora på internettet vil du kunne genkende opbygningen.
Du kan f.eks. filtrere i diskussioner efter kategorier, popularitet eller diskussioner med flest svar.
Check
Virksomhed
DokumentcenterHar I store mængder af dokumenter, kan dette site være en god ide at bruge, da det indeholder funktioner som gør håndteringen nemmere og mere effektiv. Du kan f.eks. bruge denne skabelon til at oprette et arkiv eller en vidensbank.Check
eDiscovery-centerDette site er et værktøj til juridisk sager. Du kan f.eks. bruge det til at efterforske på tværs af Exchange mailservere, SharePoint sites, laptops, filservere mm. i forbindelse med retsager.
DatacenterDette er et websted som er udformet til datastyring. Herfra kan data sendes til bestemte placeringer, slettes og redigeres.
Teamwebsted – SharePoint Online konfigurationDette er også et team site, der er umiddelbart ikke nogen forskel på dette og team site skabelonen, som ligger under Samarbejde. Den eneste forskel er at denne skabelon er mere ”social” i og med at der er et link til ”Newsfeed” (Nyhedsstrøm).

Denne skabelon er kun tilgængelig på SharePoint online.
Business Intelligence CenterDette site indeholder optimerede funktioner til at organisere og vise data på en meningsfuld måde.
Center for overholdelse af PolitikHar din virksomhed juridiske eller finansielle dokumenter, er dette site et godt sted at gemme dem. Sitet er designet specielt til at håndtere denne type dokumenter, og indeholder desuden også eDiscovery funktionalitet.
FirmasøgecenterDette site bruges udelukkende til at vise søgeresultater, når medarbejderne laver søgninger. Denne skabelon indeholder funktionalitet som gør det muligt at søge på tværs af sites og sites collections, samt søge på personer og kompetencer.Check
Vært for Mit webstedDette site indeholder den del som kaldes MySite, det er blandt andet her du finder din personlige profil. Og Delve og One Drive.
Check
Community PortalDette site bruger funktionalitet fra Enterprise Search Center til at vise en oversigt over de Communities der findes i organisationen. Portalen kan tilgås fra My site
Grundlæggende søgecenterDette er også et site som viser søgeresultater, men i modsætning til Enterprise Search Center kan du ikke søge på tværs af Sites eller site collections. Du kan heller ikke søge efter personer eller kompetencerCheck
Vision- Visio-proceslagringssted

Bruger I Visiodiagrammer er dette site et godt sted at gemme dem. Check
Udgivelse
Produkt katalog

Opret indhold på denne Site Collection og udgiv det på en anden SC, f.eks. en internet hjemmeside.
Denne skabelon er endnu ikke tilgængelig på SharePoint Online
Check
Udgivelsesportal

Denne skabelon minder en del om Teamsite skabelonen. Men her har du mulighed for at styre indholdet. F.eks. kan du have en side i kladde så længe den ikke er endelig, og indholdet skal godkendes før det er bliver udgivet.

På Site niveau findes der desuden skabelonen ”Udgivelsesportal med arbejdsproces”. Denne skabelon giver mulighed for at planlægge hvornår en side skal være synlig for andre, og hvor længe.

Udgivelsesfunktionerne som findes på denne type sites, kan også aktiveres på andre sites så som Teamsite, Wiki mm.
Check
VirksomhedswikiOpret jeres eget Wikipedia i virksomheden, hvor du og dine kollegaer hurtigt og nemt kan samle viden. Check
BrugerdefineretUnder denne fane vil du kunne finde skabeloner som I selv har importeret

Skabelonen som du vælger at oprette din gruppe af websteder ud fra, afgør hvilke funktioner der er aktiveret i gruppen. samt hvilke lister, biblioteker, webdele m.m. der er tilgængelige på det øverste websted fra starten. Efterfølgende websteder i gruppen, kan sagtens være baseret på andre skabeloner.

Inden du opretter en gruppe af websteder er det vigtig, at du har gjort dig klart hvad den skal bruges til og hvilken skabelon der egner sig bedst til formålet.

Man kan langt hen af vejen selv tilpasse sine websteder ved at aktivere yderligere funktioner og tilføje sider, lister, biblioteker og andre Apps. Men det indledende valg af skabelon til gruppe af websteder er afgørende – for når først den er oprettet, kan den ikke ændres til en anden skabelon, kun tilpasses.

Har du et Teamwebsted og ønsker du at gøre brug a publiceringsfunktioner, har du mulighed for, at aktivere dem på dit teamwebsted.

Gruppe af websteder vs. websteder

Det er ikke altid at det er en god løsning at oprette en gruppe af websteder. For hver gang du opretter en gruppe af websteder skal den først konfigureres med rettighedsgrupper, metadata, design mm.

Så med mindre du har brug for et helt andet setup, som beskrevet tidligere i indlægget, kan det bedre betale sig for dig at oprette et websted i en eksisterende gruppe af websteder.

Forfatteren


Maria Rey Jacobsen

Har over 10 års erfaring med brugen af SharePoint. Hun er en foretnings- og løsningsorienteret konsulent med fokus på optimering af medarbejdernes anvendelse af SharePoint (User Adoption). Hun løser kundernes (brugernes) udfordringer ud fra deres perspektiv – enten gennem tilpasninger af standard funktionalitet eller formidling af hvordan brugeren selv kommer videre.

Som instruktør bruger Maria sin mange årige supporterfaring, ved at inddrage praktiske udfordringer og cases i hendes undervisning. Og som forretningskonsulent, anvender hun sine pædagogiske metoder fra undervisningen, til formidling af komplekst stof til brugerne på en enkel og letforståelig måde.

Leave a Comment