sharepoint, success, virksomhed

Gør SharePoint til en Succes i jeres virksomhed

Hvad er SharePoint?

SharePoint er en moderne intranet platform hvor medarbejderne kan kommunikere, dele viden og samarbejde med hinanden på tværs af afdelinger, fagområder, lokationer og land.
SharePoint tilbyder en masse muligheder for at understøtte og optimere en lang række forretningsprocesser, som f.eks. dokumenthåndtering, projektstyring, socialvidendeling og meget mere.

Vidste du?
SharePoint findes både som en “on premise” løsning (dvs. Det er installeret på virksomhedens egne servere) og online i Office 365!

Det moderne intranet er nerven i mange virksomheder, store som små. Det er her medarbejderne kan gå ind og finde viden, og selv bidrage med viden. I mange virksomheder drives udviklingen af organisationen og dens processer ved hjælp af SharePoint.

Gå ikke glip af brugbar SharePoint viden …


Tilmeld dig nyhedsbrevet og bliv opdateret på nye indlæg og brugen af SharePoint og best practice.

[x_subscribe form=”968″]

SharePoint vs. Traditionelt intranet

SharePointTraditionelt intranet
En Platform hvor medarbejderne kan dele viden, samarbejde og kommunikere med hinandenDet fungerer som en opslagstavle hvor medarbejderne kan læse nyheder, se de seneste servicemeddelelser og få adgang til medarbejderhåndbogen.
Alle har mulighed for at bidrage med videnTypisk er der tale om en-vejskommunikation
Digital arbejdspladsDigital opslagstavle

Men for at få det optimale udbytte ud af SharePoint er det vigtigt, at gøre det rigtigt fra starten af.

Succes kræver vision

God forberedelse og planlægning er nøglen til et succesfuldt intranet. Men mange virksomheder begår den fejl ikke, at have en vision og strategi for deres nye intranet, og de undervurderer ofte behovet for adoption (dvs. Klæde brugerne ordentligt på), og de sparer dokumentationen væk. Og det ender ofte med:

  • Connector.

    En SharePoint løsning der løber løbsk fordi der ikke er opsat nogen rammer fra starten.

  • Connector.

    Frustrerede medarbejder, som ikke kan se værdien i SharePoint, og som derfor fortsætter som de altid har gjort.

  • Connector.

    Dyre konsulenter, som spilder værdifuld tid på først at finde sammenhæng i jeres løsning, før de kan komme i gang

Så hvad skal der til for at få en SharePoint løsning, som opfylder jeres behov og som forbedrer DB?

70% af succesen ligger i forberedelsen, og det vigtigste værktøj her er Governance-planen! Det er den som skal sikre at jeres SharePoint løsning lever op til jeres vision.

Governance-plan

En veldefineret Governance plan beskriver hele strategien for SharePoint projektet, lige fra nøglepersoner i projektet, IT-infrastruktur til opsætning og træning af medarbejderne. Men det er op til jer hvor detaljeret den behøver at være.

Governance planen er et rigtig dårligt sted at skære, for at spare penge. Det er strategien, som sikrer at jeres løsning holder sig til visionen, og ikke pludselig stikker af, for det kan i sidste ende koste jer dyrt at få rettet op på.

Her er nogen eksempler på spørgsmål der er gode at besvare i Governance planen.

  • Roller og Ansvar

    • Hvem er nøglepersonerne i SharePoint projektet?
    • Skal løsningen administreres centralt eller decentral?
  • Infrastruktur

    • Hvilke servere og services er nødvendige? (kun On-prem)
    • Hvor mange Site Collections er der brug for?
    • Hvornår skal der foretages back up?
    • Hvilke SharePoint miljøer er der brug for? (f.eks. udvikling, test, produktion)

     

  • Opsætning

    • Hvordan skal tilladelser administreres?
    • Skal der udvikles en virksomheds taxonomi?
    • Hvilke Site og Page templates skal være tilgængelige?

     

  • Brugere

    • Hvordan skal medarbejderne trænes?
    • Hvordan sikres at brugerne får den nye viden implementeret i deres daglige arbejdsrutiner?
    • Hvor kan brugerne finde hjælp?
Vigtigt!
En Governance plan er ikke en regelbog, men en strategi, som ændrer sig dynamisk med tiden, i forbindelse med at virksomheden udvikler sig.

Dokumentation

I opsætnings og design fasen er det vigtigt at dokumentere elementer, som ikke er standard SharePoint (OOTB), og avanceret opsætning. Lige som Governance planen er dokumentationen dynamisk, og det er vigtigt at den bliver holdt opdateret så den afspejler løsningen.

Manglende dokumentation kan betyde mange spildte timer med at finde hoved og hale i løsningen, hver gang der skal ændres noget, løses problemer, der er en ny medarbejder, som skal sættes ind i akitekturen, eller en ny konsulent skal hjælpe jer. En velbeskrevet og opdateret dokumentation af jeres løsning kan hurtigt tjene sig selv hjem.

Eks. på elementer som bør dokumenteres:

  • Connector.

    Site struktur

    Dokumentér hvilke sites jeres Site collection indeholder. Hvem har oprettet sitet, dato, formål, målgruppe m.m.

  • Connector.

    Apps og webdele

    Har I fået udviklet Apps og/eller webdele specifikt til jeres løsning, så bør I få dokumenteret hvordan indstillingerne tilgås og tilpasses.

  • Connector.

    Site og Page templates

    Har I oprettet site og/eller side templates, som bruges til forskellige formål, bør I dokumentere; formål og designbeskrivelse

User adoption

Erfaring viser at virksomheder ofte bruger mange ressourcer på at designe og opsætte SharePoint, men de undervurderer behovet for træning af brugerne og at sikre at brugerne efterfølgende tager SharePoint til sig.

Uanset hvor godt gennemtænkt og intuitivt en SharePoint løsning er, så er det svært at gøre det til en succes hvis brugerne ikke er med. Derfor er det vigtigt at fokusere på User Adoption allerede i Governance planen.

  • Connector.

    Har I en "markedsførings" strategi for jeres SharePointlancering?

  • Connector.

    Hvordan vil I minimere modstanden blandt medarbejderne?

  • Connector.

    Hvordan vil I sikre at medarbejderne tager det til sig og fortsætter med at bruge det?

  • Connector.

    Hvordan vil I sikre at jeres SharePoint vision bliver efterlevet?

For at få succes med SharePoint er det ikke nok med et flot og intuitivt design. Det kræver også en vision og en strategi. Visionen definerer jeres mål for løsningen, og sikrer at det ikke løber løbsk. Strategien beskriver hvordan I når jeres mål.

Forfatteren


Maria Rey Jacobsen

Har over 10 års erfaring med brugen af SharePoint. Hun er en foretnings- og løsningsorienteret konsulent med fokus på optimering af medarbejdernes anvendelse af SharePoint (User Adoption). Hun løser kundernes (brugernes) udfordringer ud fra deres perspektiv – enten gennem tilpasninger af standard funktionalitet eller formidling af hvordan brugeren selv kommer videre.

Som instruktør bruger Maria sin mange årige supporterfaring, ved at inddrage praktiske udfordringer og cases i hendes undervisning. Og som forretningskonsulent, anvender hun sine pædagogiske metoder fra undervisningen, til formidling af komplekst stof til brugerne på en enkel og letforståelig måde.

Leave a Comment