Titel, filnavn, SharePoint bibliotek

5 tips til hvordan du forbedrer dokumenters søgbarhed i SharePoint

Som ejer af dokumenter i biblioteker på SharePoint kan du gøre nogen forskellige tiltag for, at sikre at dine dokumenter nemt og hurtigt kan søges og findes frem. Som ejer af et bibliotek i SharePoint kan du, ved hjælp af tilpasninger, hjælpe dine brugere af biblioteket, til at forbedre søgbarheden af deres dokumenter.

Her er fem tips til hvordan du kan forbedre søgbarheden for jeres dokumenter.

1. Meningsfuld titel

Giv dit dokument en meningsfuld titel. Det er titlen på dit dokument, som bliver vist som det første i søgeresultater. Er der flere dokumenter med den samme titel, bliver det sværere for andre at finde dit dokument. Det er også titlen som oftest bliver vist som primær kolonne i forskellige visninger.

2. Opret skabeloner

Har du dokumenter, som du ofte opretter nye dokumenter ud fra, f.eks. PowerPoint præsentationer, skal du sikre dig at opdatere det nye dokuments titel og oplysninger.

Er du ejer af et bibliotek kan du med fordel oprette en Indholdstype, hvor du tilføjer det ofte brugte dokument som skabelon. Ud over at der ikke ligger forkerte oplysninger i dokumentets egenskaber, forbedrer du også søgbarheden.

Gå ikke glip af brugbar SharePoint viden …


Tilmeld dig nyhedsbrevet og bliv opdateret på nye indlæg og brugen af SharePoint og best practice.

[x_subscribe form=”968″]

3. Udfyld metadata

Udfyld alle felterne i dokumentets egenskaber. Søgeord som matcher med ord i dokumentets filnavn, titel eller andre metadata, vil for det meste veje højere end ord i selve dokumentet. Kan du tilføje tags, kan dette også være en fordel.

I forhold til filtrering i biblioteket vil det også blive nemmere at finde dit dokument, hvis alle metadata felter er udfyldt.

Som biblioteksejer kan du sikre at vigtigt metadata bliver udfyldt ved at gøre felterne obligatoriske.

Hvad er metadata?
Metadata er oplysninger om et dokument, billede eller andet data. Du har måske også hørt det omtalt som data om data. Eks. på metadata: Titel, årstal, forfatter, by.

4. Sikre konsistens i metadata

Er du biblioteksejer kan du sikre konsistens i metadataen. Det kan du gøre ved at bruge “Valg”, “Opslag” eller “Manage metadata” kolonner. Ved at fastsætte metadata på forhånd undgår du stavefejl eller andre stavemuligheder, som kan forringe søgbarheden. F.eks. søger du på HR, får du ikke de dokumenter som er blevet tagget med Human Ressource eller Personale afdeling med i søgeresultatet. Men det kan du altså undgå ved at fastsætte metadata.

5. Brug standardværdier

Har du ikke tilladelse til at tilpasse søgemaskinen på jeres SharePoint miljø, er disse tips nogle gode måder at sikre, at jeres dokumenter er nemme at søge frem.

Er der kolonner som skal indeholde standardværdier, kan du som ejer af biblioteket, med fordel slå standardværdier til. Så når filer bliver oprettet eller tilføjet til biblioteket, får de automatisk tilføjet disse standardværdier.

Forfatteren


Maria Rey Jacobsen

Har over 10 års erfaring med brugen af SharePoint. Hun er en foretnings- og løsningsorienteret konsulent med fokus på optimering af medarbejdernes anvendelse af SharePoint (User Adoption). Hun løser kundernes (brugernes) udfordringer ud fra deres perspektiv – enten gennem tilpasninger af standard funktionalitet eller formidling af hvordan brugeren selv kommer videre.

Som instruktør bruger Maria sin mange årige supporterfaring, ved at inddrage praktiske udfordringer og cases i hendes undervisning. Og som forretningskonsulent, anvender hun sine pædagogiske metoder fra undervisningen, til formidling af komplekst stof til brugerne på en enkel og letforståelig måde.

Leave a Comment